memorandums

日々のメモです。

事務処理ってわかりやすさ第一だよな

大学では教員一人一人に研究や教育に必要な予算が割り当てられていて、その予算をどう使うか考えるのも仕事の一つです。

コンピュータや棚やホワイトボードやテレビや書籍、実験に必要な機材や被験者の謝金、出張の旅費、研究会の年会費など様々な支出をそこから捻出する必要があります。コンピュータなどは高額なので一気にリプレースすることはできず数台ずつ計画的に入れ替えていく必要があります。

また、企業に勤めていたときは、必要であれば出張はガンガン行きましたが(行かされましたが)、大学の場合は予算がなければ行けないので、その辺は悩みの種であったりします。

私も一応、研究者なのでいくつか学会に入会しています。学会員であるためには、毎年、年会費、論文誌購読費(最近はオンラインで読めるライセンスフィー?)、研究会登録費、などを納める必要があります。僕の場合で、全部で10万円くらいになります。

これらは当該年度に申請する必要があり(例えば2015年度の会費は2015年度の予算で支払わなければならない)、多くの学会は前年度末に(海外は年末に)請求があるため一時的に手出しが必要になります。

で、やっと本題です(といってもたいした話ではないのですが)

「2015年度情報処理学会正会員費」という品名に対して「2015年度情報処理学会正会員費(年会費)」と修正してください、との指示を事務の方から受けました。

この「年会費」というのは大学で会計処理?するときに科目コード名に該当するもので、要は会計処理するときにどの科目に該当するか事務で判断するときにわかりやすく(間違いが発生しないように)記載しておいて欲しい、ということからの指示だと理解しました。

「仕事ができる人は自分の見えるところだけを考えるのではなく後続する処理のことも考える」と何かで読んだ記憶がありますが、後処理の効率や確実さを考えると指摘の通りだと思いました。なので、事務処理をdisっているわけではありませんので。。。

研究費申請書の品名を書くときには、その品物がどの科目に分類されるか他者(特に会計処理する事務担当者)が一目でわかるように意識して書こう

が、本日の言いたいことでした。

こんな話は世の中にゴロゴロしていると思いますが、大学の予算関係は年に1回のことなのですぐに忘れてしまいます。。。自分の悪いところなのですが。メモしておいてもそのメモをどこに置いたか忘れてしまう。僕みたいな忘れっぽい人をサポートしてくれるツールというかサービスが欲しいな。。。というところで。

さて、申請書を修正して月曜日に提出しよう。