memorandums

日々のメモです。

議事録

今日、学内の委員会があり議事録当番でした。いつもながら些細なことで。。。

ポメラで記録してみました。

机が若干高くスペースキーが押し込めず誤変換することがたびたびありました。それ以外はほぼ快適に使えました。


で、本題。


会議後、研究室に戻り、PCで議事録を整理していてふと新入社員時代を思い出しました。

新入社員といえば先輩の鞄持ちで打合せに参加して、(議論に参加できないので)議事録役を仰せつかることがあります。

最初のうちは、背景も単語も良くわからず、もちろんポイントもわからず、とにかくひたすら記録していた覚えがあります。

そんなときに、今でいうICレコーダがあったらな。。。と思ったことがありました。

でも、議事録に慣れてくると、ICレコーダを聞き返している時間なんてありませんし、そんなことをするくらいなら会議の場面で相手にきちんと確認することが重要であることがわかってきます。

そして、記録する内容は、(言った言っていないという誤解を防ぐために)打合せ相手とその場で決定事項とペンディング事項を確認し保存するための手段であることがわかってきます。上手な方は、決定事項とペンディング事項を適切かつコンパクトにまとめた議事録を作成されます。まさに、惚れ惚れする感じです。

また、議事録は確実に仕事を次に進めるためのツールでもあります。(あとで責任問題が発生したときに証拠として突きつける!?道具でもありますが。。。後ろ向きですが仕事ではそれも大事ですね。)

後続タスクを意識してその場の仕事をする、成果が明確ではない仕事はしてはいけない、いずれも社会人の常識ではないかと思います。

課題を出してハイおしまい(言い方は悪いですが出せばいいんでしょ)!という学校のタスクとは明らかに違います。


で、またまた長くなっていますが。。。


本日は、極力、議事や議論についてライブレコーディングするような感じで議事を記録しました。

各部門で各学科でどのような意見を持っているか、委員会でどのような(活発な)やりとりがなされたか、といったことを記録すべきだと判断したからです。

それが正しいのか実は良くわかりません。文書を読む人の好みもあるでしょう。本来であれば、誰がその議事録を読むのかを意識して整理の仕方を決めるべきだと思います。この委員会の議事録の場合、タスク駆動というよりは記録がメインになると思いますので、ライブレコーディング方式が適しているように感じます。たまに見かける市議会/県議会の議事録もどちらかというとライブレコーディングのような感じですね。


みなさんのお仕事の議事録は「要約型」ですか?それとも「ライブレコーディング型」ですか?