memorandums

日々のメモです。

GTD (Getting Things Done)

GTD、ご存知でしょうか?私も知ったのは2,3ヶ月前です。海外のコンサルタントの方が提唱された方法のようで、ストレスフリーの仕事術と書かれています。以下のサイト参照。

http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0606/27/news087.html

実は改めてここで方法を見てみました。簡単に書くと以下のステップのようです。

  1. 頭の中の「やりかけの仕事」を「すべて」紙に書き出す
  2. それぞれの「やりかけの仕事」について望むべき結果を決める
  3. 定期的にそれらをレビューする

長く仕事をしていると何とか早く帰る方法はないか、(上司に怒られないように、メンバーに迷惑を掛けないように)漏れなくミスなく仕事を進めるにはどうしたらいいか、考えるものです。私も始めてビッグプロジェクト!?でプロジェクトリーダーを担当させていただいたときに考えました。自分の仕事はもとよりメンバーを先導するために前もって交渉したり調査する必要がありました。もちろん有限の時間の中でです。そのときにやったことは開発プロジェクトの工程表からマイルストーンを抽出して、それまでにすべき仕事をすべてExcelにインプットしました。そしてそれを週単位くらいにわけて週内で優先順位をつけて着手しました。当時の私としては忙しくてもそれなりにうまくいった覚えがあります。

強引かもしれませんが、GTDはこの方法とほぼ同じことだと思います。私の例を出すまでもなくメインでもサブでもプロジェクトリーダーであれば独自の方法を開発されていることと思います。自分自身がコントロールできない相手が対象(顧客、メンバー、外注、社内他部門、調達先、等)になるわけですから、自ずと仕事を前倒しにして、自分をなるべくフリーな状態にしてリスクに対処できるように準備しなければなりません。

大学に赴任する前は、「仕事は減るし、外部要因も減るから、自分で自分をコントロールすればいいな」などと安易に考えていました。しかし、仕事はむしろサラリーマン(今もサラリーマンには違いありませんが。。。)より大変になったと実感しています。実質的な作業時間はサラリーマン時代より少ないくらいだと思います。毎日、朝9くらいに出校して夜は9時くらいに帰ります。しかし、やるべきことが(ソフトウェア開発プロジェクト等に比べると)多様化して、かつ、いろいろな仕事があちこちから突然降ってきます。しかも、作業は基本的に個人で行いますから(企業のソフトウェア開発プロジェクトに比べると)チームの支えや連携も薄く感じます。そのあたりが総合してストレスになるのでしょう。やっても仕事が減らないため仕事を極力後倒しにするという荒業!?もあるようです。。。私は性格上やりませんが。

そういう生活を正すためにもGTDは有効だと言えると思います。GTDを見てから、昔を思い出し、少しずつ実践しています。方法は以下です。

(1)自分のやるべきことをWiki上にすべて書き出します。大分類(教育、研究等)でわけて、納期の早いものを上にしています。

(2)上記(1)で作ったリストから優先度の高い仕事をもってきて定例的な作業を事前に登録したGoogle Calenderの空いている時間に差し込みます。予定が変わったらできるだけGoogle Calender上で修正して、時間内でどういう順番で仕事をすべきかシミュレーションします。

上記の(1)(2)で「仕事をこなす」という意味では前進できます。創造的な仕事については、もう少し違ったところ(学生とのディスカッション中、歩いている途中)で進めるのがよいようです。好きなことをやっているので時間はいくら使っても構わないのですが、やはり運動不足と体調管理は大切だと思います。エクササイズの時間を確保するためにもGTDは必要だといえると思います。