memorandums

日々のメモです。

外部駆動の低頻度の仕事で忘れ物を無くすためのイチ工夫

教員の代表的な仕事の1つに「授業して評価する」があります。

本学部では数年前よりWebインタフェースの成績管理システムが採用され利用しています。

最終的な評価をWebページに直接入力する、あるいはCSVファイルを読み込ませて入力する方法があります。

で、最終的に「データが間違いないことを確かめました」というエビデンスのために、その入力画面を印刷して印鑑を押して提出することが義務づけられています。

が。。。この最後に印刷することを今期含めて2回連続して忘れてしまいました。。。いや、我ながら本当に情けない限りです。

成績報告期間が終了すると教員もそのデータにアクセスすることができなくなります。今期はデータの入力誤りがないか何度も確認したのですが。。。印刷するのを忘れていました。(元システム屋としては、確定後に「印刷してね」というダイアログを表示してくれたら。。。と思うのですが、他の先生は忘れる人がいないようで大きな問題にはなりません)

事務の方に平謝りで再出力してもらいました。

今後、同じ過ちをおかさないための方法を考えました。

対策1 物理的な方法

最初に思いついたのは物理的な方法です。

「成績登録時に印刷せよ」と書かれた紙をドアに貼り、毎日、目にするようにする。確実な方法のように思いますが、見慣れると無視する可能性はゼロではありません。

対策2 ブラウザ拡張機能の実装
システム自体の変更をしない、となると、すぐに思いつくのはブラウザ拡張機能の実装です。

技術的には可能ですが、成績を入力する可能性のあるパソコンがあちこちにあり、ブラウザも複数あります。将来の自分がその拡張機能をインストール済みかつオンにしたままでいるかどうかは保証できません。自分自身のことですが、自分が一番信用できない、という話しです。

対策3 メールのフィルタリング(IFTTT)
次に考えたのは、メールのフィルタリングです。

事務の方から成績報告の期限を知らせるメールがきます。今期もきたのですがその文章を読まなかったようです。読まない自分がいる以上、機械に知らせてもらう必要があります。情けない話しですが。。。

まず最初に思いついたのはIFTTTを使った通知です。受信メールがあればダイレクトメッセージを自分宛に送る、方法です。ただ、ルールを書いてみると、メールの送信者や件名に含まれるキーワードなど細かい条件指定ができないようです。これではオオカミ少年になる可能性があります。該当メールだけ知らせてくれるような方法が必要です。

対策4 メールのフィルタリング(Gmail
最後にたどりついたのがGmailのフィルタリングとラベルづけでした。灯台下暗しです。

フィルタに事務の方の「送信者」とメール本文中に「成績報告」などと書かれているかどうかでフィルタリングします。そして、そのメールに「採点登録後印刷!」という赤いラベルをつけるようにしました。

このフィルタがヒットするのはごく限られた条件ですので、そこに未開封のメールがあればかなり注目します。そのラベル名を見れば「あ、忘れちゃいかん」と(未来の自分が)思いだしてくれるはずです。


これで来年度の前期の成績報告時(7月末)の自分が気づくことを祈るだけです。

何とも情けない話しですが、もし、同様のことでお困りの方がいらっしゃいましたら一つの案として参考になるかと思います。

でわでわ。